Los sistemas a medida son planificados y desarollados en base a una serie de requerimientos que se establecen entre el cliente y el equipo desarrollador.

Durante este proceso se establecen los procesos que se llevan a cabo, el programador hace una recomendación de mejorar el proceso a través del sistema (en caso de tenerla), se establece la interfaz de usuario, el flujo de trabajo del sistema, los reportes que se generarán, como se trabajarán los datos y los detalles mas específicos. También se establecen los requerimientos del equipo que se necesita para utilizar el sistema, en caso de ser un sistema en red se diseña y se indica la infraestructura necesaria para poder utilizar el sistema en red.